In een tijdperk waarin data koning is en inzichten uit cijfers bedrijfsvoering kunnen maken of breken, blijft het verbazingwekkend dat de eerstelijnszorg — en dan met name de huisartsenpraktijken — zo slecht gebruik maakt van Business Intelligence (BI). Dit is des te opmerkelijker, omdat er uitstekende huisartsinformatiesystemen (HIS’en) beschikbaar zijn die bergen aan data genereren. Waar gaat het mis?
Een schat aan data, maar een gebrek aan inzicht
Huisartsenpraktijken beschikken over een schat aan data: van consultregistraties en medicatiegegevens tot populatiestatistieken en kwaliteitsindicatoren. HIS’en zoals Medicom, Promedico en anderen bieden al decennialang de infrastructuur om deze data vast te leggen. Toch slagen veel praktijken er niet in om deze data om te zetten in strategische inzichten die de praktijkvoering kunnen verbeteren.
Het probleem? BI binnen huisartsenpraktijken blijft vaak beperkt tot het opstellen van eenvoudige lijstjes en Excel-sheets. Echte dashboards die trends inzichtelijk maken, knelpunten signaleren en voorspellingen doen, blijven uit. Dit terwijl dergelijke tools cruciaal zijn voor een efficiënte praktijkvoering in een steeds complexere zorgomgeving.
In de eerstelijnszorg wordt gebruikt gemaakt van registratieve systemen die het gegevens van met name de ingeschreven patienten vastleggen. Het model van registreren is goed geregeld vanwege het declareren bij de preferente zorgverzekeraar. De inkomsten zijn natuurlijk belangrijk.
Daarnaast ondersteunt zo’n HIS (huisartsen informatie systeem) aardig het model van afspraken maken met zorgverleners in de dagpraktijk van de huisartsen. Hoewel op deze agendafunctie qua gebruiksvriendelijkheid nog wel het nodige op is aan te merken, zullen we die hier niet bespreken. En ook zullen we het andere achtergebleven gebieden van functionaliteiten (zoals inkoop, HR, financiën of planning) niet in deze blog bespreken.
Het gaat met name om het gebrek van deze systemen om goede stuurinformatie op te leveren! Standaard rapportages zijn beperkt, grafieken zijn nauwelijks tot niet te maken. Elke lakmoesproef om te kijken hoe de praktijk er nu voorstaat is bijzonder ingewikkeld of onuitvoerbaar gemaakt. Daarnaast is het ook de vraag of de gegevens wel betrouwbaar zijn. Garbage in, is natuurlijk onduidelijke ellende eruit.
Wanneer je wilt weten hoeveel actieve patiënten er zijn binnen de praktijk, dan kan de vraag nog wel worden beantwoord. Wanneer je wilt weten hoeveel verrichtingen er zijn geweest in een periode dan is dat ook nog wel te achterhalen. Dit moet immers worden gedeclareerd aan de zorgverzekeraar.
Maar voor moeilijkere zoekopdrachten moet je als medewerker van de praktijk bijna programmataal kennen om bepaalde queries (zoekfunctie in opgeslagen gegevens) te kunnen draaien. Dat is ook de reden dat niet tot weinig mensen in de praktijk dit kunnen. Voorbeelden: Hoeveel ICPC’s per patiëntensoort (als die al worden onderscheiden) per vast te stellen periode, welke hulpvragen worden door de oudere patiënten gesteld. Belangrijk zijn natuurlijk de trends wanneer deze gegevens in de tijd worden uitgezet.
Dus worden deze zaken zoals zo vele uitbesteed naar organisaties die in dit gat van gebrekkige ondersteuning springen.
De uitdagingen van BI in de eerstelijn
Hoe komt het dat BI zo slecht is verzorgd binnen de eerstelijnszorg? Er zijn een aantal oorzaken:
- Gebrek aan prioriteit Huisartsen zijn zorgverleners en hun focus ligt terecht op patiëntenzorg en niet op het interpreteren van data. BI wordt helemaal niet gezien of als iets wat ‘erbij’ komt, terwijl het juist een sleutelrol kan spelen in het verbeteren van patiëntenzorg en praktijkrendement.
- Gebrek aan standaardisatie Hoewel HIS’en veel data vastleggen, ontbreekt het vaak aan standaardisatie in rapportages. Iedere praktijk doet het anders, en dat maakt het lastig om generieke BI-oplossingen te ontwikkelen.
- Slechte integratie HIS’en zijn vaak gesloten systemen. Het ontsluiten van data voor externe BI-tools is een technisch complexe en tijdrovende klus. Veel praktijken hebben de middelen niet om hierin te investeren.
- Tekort aan expertise De meeste huisartsenpraktijken hebben geen weet met welke informatie een praktijk kan worden aangestuurd. De kennis om data te vertalen naar waardevolle inzichten, zeg KPI’s, ontbreekt. En externe consultants zijn vaak te duur.
De gevolgen van slechte BI
Het gebrek aan goede BI heeft niet alleen gevolgen voor de bedrijfsvoering, maar ook voor de kwaliteit van de zorg. Denk aan:
- Inefficiënte praktijkvoering: Onnodig lange wachttijden en suboptimale planning omdat trends in patiëntenstromen niet worden geanalyseerd.
- Gemiste kansen in populatiemanagement: Data over chronische aandoeningen en risicogroepen wordt onvoldoende benut, waardoor preventieve zorgmaatregelen achterblijven.
- Beperkte financiële sturing: Veel praktijken hebben onvoldoende grip op hun financiën doordat ze geen inzicht hebben in de verhouding tussen inkomsten en uitgaven.
Hoe het anders kan
Er is een wereld te winnen op het gebied van BI in de eerstelijnszorg. Hier zijn een paar belangrijke stappen:
- Investeren in integratie HIS-leveranciers moeten prioriteit geven aan het toegankelijk maken van data. Open standaarden en API’s zijn essentieel om gegevens eenvoudig te koppelen aan BI-tools.
- Gebruiksvriendelijke dashboards Praktijken hebben behoefte aan eenvoudige, intuïtieve dashboards die zonder technische kennis te gebruiken zijn. Denk aan tools die real-time inzicht geven in patiëntstromen, praktijkprestaties en kwaliteitsindicatoren.
- Training en bewustwording Huisartsen en praktijkmanagers moeten leren welke waarde data voor hun praktijk kan hebben. Dit vraagt om scholing en praktische begeleiding.
- Regionale samenwerking Individuele praktijken hebben vaak te weinig middelen om zelf een BI-infrastructuur op te zetten. Door regionaal samen te werken en data te bundelen, kunnen schaalvoordelen worden gerealiseerd.
Conclusie
Het potentieel van Business Intelligence binnen de eerstelijnszorg is enorm, maar wordt nauwelijks benut. Dit is zonde, want betere BI betekent niet alleen efficiëntere praktijken, maar ook betere zorg voor patiënten. De technologie is er, de data is er, maar de mentaliteit en middelen ontbreken vaak. Het is tijd dat de eerstelijn de kracht van BI omarmt. Alleen dan kunnen we de uitdagingen van de moderne zorg het hoofd bieden.
